
درخواست خرید کالا یکی از مراحل کلیدی در فرایند تأمین و تهیه محصولات یا مواد اولیه مورد نیاز سازمانهاست.اجرای دقیق و ساختاریافته این فرایند میتواند بهرهوری سازمان را افزایش دهد، از هدررفت منابع جلوگیری کند و خرید را در زمانی مناسب و با بهترین قیمت انجام دهد.در ادامه، ۱۰ مرحله ساده و عملی برای تنظیم درخواست خرید کالا ارائه میدهیم که به شما کمک میکند فرایند درخواست خرید را به طور مؤثری پیش ببرید.
۱.شناسایی نیاز به خرید کالا
اولین مرحله در هر درخواست خرید، شناسایی نیاز واقعی به کالا یا خدمت موردنظر است.این نیاز ممکن است توسط واحدهای مختلف سازمان شناسایی شود.به عنوان مثال، ممکن است موجودی یک ماده اولیه در انبار کم شده باشد یا واحد تولید به تجهیزات جدید نیاز داشته باشد.شناسایی دقیق نیاز و نوع کالا اهمیت زیادی دارد و از اشتباهات احتمالی جلوگیری میکند.
۲.تهیه فرم درخواست خرید
پس از شناسایی نیاز، باید فرم درخواست خرید تهیه شود.این فرم معمولاً شامل جزئیاتی مانند نام کالا، تعداد موردنیاز، توضیحات مربوط به کالا و بخش درخواستکننده است.تهیه این فرم، راهی برای مستندسازی و ثبت درخواست در سیستم است.فرم درخواست خرید میتواند به صورت الکترونیکی یا دستی تهیه شود، اما هر دو روش باید با دقت انجام شوند.
۳.برآورد هزینه و بررسی بودجه
پیش از ارسال درخواست، باید هزینه تقریبی کالا و بودجه موجود بررسی شود.این مرحله کمک میکند تا پیشبینیهای مالی به درستی انجام شوند و اطمینان حاصل شود که خرید موردنظر در چارچوب بودجه اختصاص داده شده قرار دارد.در صورت نیاز، میتوانید هزینه را از تأمینکنندگان استعلام کرده و به ارزیابی بهتری دست یابید.
۴.انتخاب تأمینکنندگان مناسب
یکی از مراحل مهم درخواست خرید، انتخاب تأمینکننده مناسب است.بسته به نوع کالا و نیاز سازمان، میتوانید تأمینکنندگان مختلف را ارزیابی کرده و بهترین گزینه را انتخاب کنید.این ارزیابی میتواند شامل مواردی مانند قیمت، کیفیت کالا، سابقه تأمینکننده و شرایط تحویل باشد.ایجاد لیستی از تأمینکنندگان تأییدشده به شما کمک میکند تا فرایند خرید سریعتر و کارآمدتر پیش برود.
۵.استعلام قیمت و دریافت پیشفاکتور
پس از انتخاب تأمینکننده، مرحله بعدی استعلام قیمت و دریافت پیشفاکتور است.این مرحله به شما اطلاعات دقیقی از هزینه نهایی و شرایط خرید میدهد و به شما اجازه میدهد مقایسهای دقیق بین تأمینکنندگان مختلف انجام دهید.پیشفاکتور معمولاً شامل قیمت کالا، شرایط پرداخت و تاریخ تحویل است و به تصمیمگیری درست در خرید کمک میکند.
۶.بررسی و تأیید نهایی درخواست خرید
در این مرحله، درخواست خرید به واحد مالی یا مدیران ارشد ارسال میشود تا تأییدیه نهایی اخذ شود.تأیید نهایی به معنای اطمینان از صحت درخواست و داشتن بودجه کافی برای خرید است.این کار معمولاً توسط مدیر واحد یا مدیر مالی انجام میشود و هدف آن جلوگیری از خریدهای غیرضروری و مدیریت بهینه منابع مالی است.
۷.ثبت سفارش خرید (Purchase Order)
پس از تأیید درخواست خرید، مرحله بعدی ثبت سفارش خرید است.سفارش خرید سندی رسمی است که به تأمینکننده ارسال میشود و تمامی شرایط خرید از جمله تعداد، قیمت و شرایط تحویل کالا را مشخص میکند.این سند به تأمینکننده اعلام میکند که سازمان بهطور رسمی متعهد به خرید کالا با شرایط ذکرشده است.
۸.دریافت و تأیید کالا
پس از ارسال سفارش خرید، کالا توسط تأمینکننده به سازمان تحویل داده میشود.در این مرحله، بخش انبار یا دپارتمان مربوطه کالا را دریافت کرده و از نظر کمی و کیفی بررسی میکند.همچنین رسید کالا تهیه میشود که به عنوان مدرک دریافتی در سیستم حسابداری ثبت میگردد.این مرحله اهمیت زیادی دارد، زیرا هر گونه مغایرت یا نقص کالا باید بلافاصله گزارش و اصلاح شود.
۹.ثبت فاکتور و پردازش پرداخت
پس از دریافت و تأیید کالا، تأمینکننده فاکتور فروش را ارسال میکند.این فاکتور شامل مبلغ نهایی کالا، مالیات و سایر هزینههاست.واحد حسابداری باید فاکتور را بررسی کند و آن را در سیستم مالی ثبت کند.سپس طبق شرایط توافقشده با تأمینکننده، پرداخت انجام میشود.پرداخت معمولاً از طریق انتقال بانکی یا چک انجام میشود و مستندات آن به سوابق مالی اضافه میشود.
۱۰.بایگانی و ارزیابی فرایند خرید
آخرین مرحله درخواست خرید، بایگانی تمامی اسناد و ارزیابی فرایند خرید است.این بایگانی شامل فرم درخواست خرید، سفارش خرید، پیشفاکتور، رسید کالا و فاکتور است.این اسناد به عنوان مرجع برای حسابرسیها و گزارشهای مالی نگهداری میشوند.علاوه بر بایگانی، ارزیابی فرایند خرید از جمله بررسی عملکرد تأمینکننده، هزینهها و زمان تحویل به سازمان کمک میکند تا در آینده بهبودهایی در فرایند خرید اعمال کند.
درخواست خرید کالا، یکی از فرایندهای اساسی و مهم در سازمانهاست که نیازمند دقت و برنامهریزی است.با دنبال کردن این ۱۰ مرحله، میتوانید فرایند درخواست خرید را بهبود بخشیده و از ایجاد مشکلاتی مانند تأخیر در تأمین کالا یا هزینههای اضافی جلوگیری کنید.اجرای درست هر مرحله، به سازمان کمک میکند تا منابع خود را بهینه استفاده کرده و نیازهای خود را بهموقع و با کمترین هزینه تأمین کند.Bottom of Form